Verkkokaupan varaston ulkoistaminen: vaihtoehdot, hinta ja siirto käytännössä

Verkkokaupan varaston ulkoistaminen tarkoittaa, että tuotteesi siirtyvät logistiikkakumppanin varastoon ja kumppani hoitaa varastoinnin, keräilyn, pakkaamisen ja lähetykset puolestasi. Sinä myyt, kumppani toimittaa.

Tässä oppaassa käydään läpi, mitä vaihtoehtoja varastointiin on, mitä ulkoistettu varasto käytännössä tekee, mistä hinta muodostuu ja miten varasto siirretään kumppanille ilman katkoa myyntiin. Varastointi on yksi osa verkkokaupan ylläpitoa ja pyörittämistä, ja usein se on ensimmäinen osa, joka kannattaa antaa jonkun muun hoidettavaksi.

Mitä verkkokaupan varaston ulkoistaminen tarkoittaa käytännössä?

Kun varasto on ulkoistettu, tuotteesi ovat kumppanin varastossa ja varaston järjestelmä on yhdistetty verkkokauppaasi. Tilaus siirtyy varastolle automaattisesti, varaston henkilökunta kerää ja pakkaa tuotteet, ja kuljetusyhtiö noutaa paketin. Sinä näet saldot ja tilausten tilan omasta järjestelmästäsi.

Ero näkyy parhaiten, kun seuraa yhden tilauksen matkaa.

Kun hoidat varaston itse:

1. Tilaus tulee, ja joku keskeyttää muun työn.
2. Tuote haetaan hyllystä kotoa, toimistolta tai vuokravarastosta.
3. Paketti pakataan ja osoitekortti tulostetaan.
4. Paketti viedään lähetettäväksi tai jäädään odottamaan noutoa.
5. Saldo päivitetään käsin, jos ehditään.
6. Palautus käsitellään, kun se joskus saapuu.

Kun varasto on ulkoistettu:

1. Tilaus siirtyy varaston järjestelmään automaattisesti.
2. Varasto kerää ja pakkaa tilauksen.
3. Kuljetusyhtiö noutaa lähetykset varastolta.
4. Saldo päivittyy verkkokauppaan ilman käsityötä.
5. Asiakas saa seurantatiedot.
6. Palautus vastaanotetaan, tarkastetaan ja palautetaan saldoon sovitulla tavalla.

Samasta asiasta puhutaan myös nimillä varastoinnin ulkoistaminen, ulkoistettu varasto ja 3PL eli kolmannen osapuolen logistiikka. Verkkokaupassa ne tarkoittavat lähes aina samaa: varastointi, keräily, pakkaus ja lähetys ostetaan palveluna.

Kun varasto ei enää mahdu kotiin: neljä tapaa järjestää varastointi

Moni verkkokauppa alkaa autotallista, varastohuoneesta tai toimiston nurkasta. Kun tavara ei enää mahdu, vaihtoehtoja on neljä. Ne eroavat siinä, kuka tekee työn: tila ratkeaa jokaisessa, mutta keräily ja pakkaus siirtyvät pois vain yhdessä.

Vaihtoehto	Mitä saat	Mitä teet itse	Milloin sopii
Oma tila tai koti	Täyden hallinnan ilman erillistä vuokraa	Kaiken: vastaanoton, keräilyn, pakkauksen, lähetykset ja palautukset	Alkuvaiheessa, kun tilauksia on vähän ja tuotteet ovat pieniä
Vuokrattu varastotila tai pienvarasto	Lisää neliöitä	Kaiken työn, ja lisäksi kuljet varastolle	Kun tila loppuu, mutta aikaa pakkaamiseen vielä on
Varastohotelli	Lavapaikat ja tavaran käsittelyn suurina erinä	Tavallisesti yksittäisten tilausten keräilyn ja pakkauksen	Kun tarvitset puskurivarastoa tai myyt lähinnä suuria eriä yrityksille
Ulkoistettu verkkokauppavarasto	Varastoinnin, keräilyn, pakkauksen, lähetykset ja palautukset	Tilaat tavaraa varastolle ja seuraat saldoja	Kun pakkaaminen vie aikaa myynniltä tai tilausmäärä vaihtelee paljon

Kaksi ensimmäistä ratkaisevat tilan, mutta eivät ajankäyttöä. Vuokravarasto voi jopa lisätä työtä, koska jokainen tilaus vaatii matkan varastolle. Varastohotelli sopii lavatavaralle, mutta sen palveluun ei tavallisesti kuulu yksittäisten kuluttajatilausten keräily. Vasta ulkoistettu verkkokauppavarasto siirtää itse työn pois.

Viides malli on dropshipping, jossa omaa varastoa ei ole lainkaan ja tavarantoimittaja lähettää tuotteet suoraan asiakkaalle. Sen edut ja ongelmat on käyty läpi vertailussa dropshipping vai oma varasto.

Mitä ulkoistettu varasto tekee tuotteillesi?

Ulkoistettu varasto on prosessi, ei pelkkä hyllypaikka. Kun vertaat kumppaneita, käy läpi jokainen vaihe ja kysy, miten se hoidetaan.

• Vastaanotto ja tarkastus. Saapuva erä lasketaan ja tarkastetaan, ja poikkeamat ilmoitetaan sinulle. Tässä vaiheessa ratkeaa, pitävätkö saldot paikkansa.
• Hyllytys. Jokainen tuote saa varastopaikan. Koko, kiertonopeus ja mahdolliset erätiedot vaikuttavat siihen, minne tuote sijoitetaan.
• Saldot verkkokauppaan. Varaston järjestelmä päivittää saldot verkkokauppaasi, jotta et myy tuotetta, jota ei ole.
• Keräily ja pakkaus. Tilaus kerätään, tarkistetaan ja pakataan sovituilla materiaaleilla. Sovi erikseen lahjapaketoinnista, lähetteistä ja muista lisistä.
• Lähetys. Paketit lähtevät kuljetusyhtiöiden mukana. Kysy, mitkä toimitustavat ovat käytössä ja mikä on päivän katkoaika.
• Palautukset. Palautus vastaanotetaan, tuotteen kunto tarkastetaan ja myyntikelpoinen tuote palaa saldoon.
• Inventointi ja raportointi. Saldot tarkistetaan säännöllisesti, ja saat raportit varaston tilanteesta ja lähetyksistä.

eShop Firstin logistiikkakeskus toimii Helsingin Lauttasaaressa. Ennen päivittäistä katkoaikaa saapuneet tilaukset lähtevät samana päivänä, ja varastosaldot synkronoidaan verkkokauppaan. Käytössä on Odoo-toiminnanohjausjärjestelmä, jonka varastonhallinta voidaan integroida Shopifyhin, WooCommerceen ja MyCashflow'hun. Jos etsit ulkoistettua varastoa Helsingistä, palvelun sisältö ja usein kysytyt kysymykset löytyvät logistiikkapalveluiden sivulta.

Jos myyt myös ulkomaille, varmista, että varasto hoitaa kansainväliset lähetykset ja niiden asiakirjat. Lisää aiheesta on oppaassa kansainvälinen verkkokauppa.

Mitä varaston ulkoistaminen maksaa?

Ulkoistetun varaston hinta muodostuu tavallisesti kahdesta osasta: varastotilasta, josta maksat käyttämäsi tilan mukaan, ja käsittelystä, josta maksat tilauksittain. Kun myynti kasvaa tai hiljenee, kulut seuraavat mukana.

Hintaan vaikuttavat ainakin nämä:

• tuotteiden koko ja paino
• varastossa olevien nimikkeiden ja tavaran määrä
• tilausten määrä ja rivien määrä tilausta kohden
• pakkausmateriaalit ja mahdolliset lisätyöt
• palautusten määrä
• rahti, joka riippuu toimitustavasta ja kohdemaasta

Pyydä tarjous omilla luvuillasi ja laske hinta yhtä tilausta kohden, jotta voit verrata sitä nykyisiin kuluihisi. Laske vertailuun mukaan myös oma työaikasi, nykyinen vuokra ja pakkausmateriaalit. Eri hinnoittelumallit ja tarjousten vertailu on käyty tarkemmin läpi oppaassa verkkokaupan logistiikkakumppanin valinnasta.

Mitkä tuotteet sopivat ulkoistettuun varastoon?

Useimmat verkkokaupan tuotteet sopivat ulkoistettuun varastoon, mutta kaikki varastot eivät ota vastaan kaikkea. Selvitä nämä ennen tarjouspyyntöä:

• Koko ja paino. Pienet ja keskikokoiset pakettituotteet ovat helpoimpia. Kookkaat tai painavat tuotteet vaativat lavapaikkoja ja rahtikuljetuksia, ja ne hinnoitellaan eri tavalla.
• Kiertonopeus. Nopeasti kiertävä tuote on edullinen varastoida. Hitaasti kiertävä valikoima vie tilaa kuukausia, jolloin varastotilan osuus kuluista kasvaa.
• Sesonki. Jos suurin osa myynnistä tulee muutamassa viikossa, kysy, miten varasto varautuu piikkiin ja paljonko tilaa tarvitset sesongin ulkopuolella.
• Erityisvaatimukset. Elintarvikkeet, parasta ennen -päiväykset, erä- ja sarjanumerot, lämpötila, särkyvät tuotteet ja vaaralliseksi luokitellut aineet, kuten akut ja aerosolit, vaativat varastolta osaamista ja sopivat tilat. Kysy näistä suoraan.
• Tuotteen käsittely. Setit, kampanjapakkaukset, tarroitus ja muu kokoonpano onnistuvat monessa varastossa, mutta ne ovat lisätyötä, josta sovitaan erikseen.

Jos valikoimassa on tuotteita, jotka eivät sovi kumppanin varastoon, osan voi pitää itsellä. Sekamalli toimii, kun on selvää, mikä tuote lähtee mistäkin.

Varaston siirto kumppanille: tarkistuslista

Siirto onnistuu ilman katkoa myyntiin, kun valmistelet sen ennen kuin ensimmäinen lava lähtee.

1. Siivoa tuotetiedot. Jokaisella tuotteella ja variaatiolla on oltava yksilöivä tuotekoodi ja mieluiten viivakoodi. Mitat ja painot helpottavat hyllytystä ja rahdin laskentaa.
2. Inventoi ennen siirtoa. Lähetä varastolle vain tavaraa, jonka määrän tiedät. Vanhat virheet siirtyvät muuten uuteen varastoon.
3. Yhdistä järjestelmät. Testaa, että tilaukset siirtyvät varastolle ja että saldot ja seurantatiedot palaavat verkkokauppaan.
4. Sovi ensimmäinen saapuva erä. Ilmoita etukäteen, mitä on tulossa ja milloin, ja merkitse lavat ja laatikot sovitulla tavalla.
5. Tee testitilauksia. Tilaa itse muutama tuote eri toimitustavoilla ja tee yksi palautus.
6. Valitse siirtopäivä. Hiljainen viikko on parempi kuin sesonki. Sovi, mistä tilauksesta alkaen lähetykset lähtevät uudesta varastosta.
7. Kerro asiakkaille. Päivitä toimitusajat, toimitustavat ja palautusosoite verkkokauppaan ja tilausvahvistuksiin.

Sopimus, vastuut, koeaika ja seurattavat mittarit kannattaa sopia ennen siirtoa. Ne on käyty läpi logistiikkakumppanin valintaoppaan käyttöönotto-osiossa.

Varastointipalvelu Helsingissä tai Vantaalla: mitä sijainti merkitsee?

Pääkaupunkiseudulla on paljon ostajia ja kuljetusyhtiöiden terminaaleja, joten moni verkkokauppoja palveleva varasto toimii Helsingissä tai Vantaalla. Sijainnilla on merkitystä kolmessa asiassa:

• Noudot ja katkoaika. Kun kuljetusyhtiöiden terminaalit ovat lähellä, päivän viimeinen nouto voi olla myöhemmin.
• Nouto paikan päältä. Jos asiakkaasi haluavat noutaa tilauksia itse, varaston yhteydessä oleva noutopiste on etu.
• Oma käynti. Alkuvaiheessa on hyödyllistä käydä varastolla, nähdä prosessi ja tuoda tavaraa itse.

Sijainti ei silti ole verkkokaupalle tärkein valintaperuste. Enemmän ratkaisevat katkoaika, toimitustapojen valikoima, integraatio verkkokauppa-alustaasi ja se, miten palautukset hoidetaan. Varasto voi olla Helsingissä, Vantaalla tai kauempana, kunhan paketit lähtevät ajallaan.

eShop Firstin logistiikkakeskus on Lauttasaaressa osoitteessa Itälahdenkatu 20 B. Samoissa tiloissa toimivat asiakkaiden noutopiste ja showroom.

Milloin varasto kannattaa ulkoistaa?

Kolme merkkiä kertoo, että aika on kypsä:

• Pakkaaminen ja lähettäminen vievät säännöllisesti aikaa myynniltä, markkinoinnilta ja valikoiman kehittämiseltä.
• Tila on loppu, tai maksat tilasta, joka on osan vuodesta vajaakäytössä.
• Lomat, sairastumiset tai sesonkipiikit pysäyttävät toimitukset.

Päätökseen vaikuttavat myös kulut ja tilausmäärä. Laskelma ja vertailu oman ja ulkoistetun välillä löytyvät päätösoppaasta milloin verkkokaupan logistiikka kannattaa ulkoistaa.

Usein kysyttyä varaston ulkoistamisesta

Yhteenveto: varaston ulkoistaminen siirtää työn, ei vain tavaraa

Verkkokaupan varaston ulkoistaminen eroaa vuokravarastosta ja varastohotellista siinä, että kumppani hoitaa myös keräilyn, pakkauksen, lähetykset ja palautukset. Hinta muodostuu käytetystä varastotilasta ja käsitellyistä tilauksista, ja siirto onnistuu, kun tuotetiedot, saldot ja integraatio ovat kunnossa ennen ensimmäistä lähetystä.

Jos haluat tietää, mitä varastointi maksaisi omilla volyymeillasi, pyydä laskelma. Palvelun sisällöstä kerrotaan tarkemmin sivulla verkkokaupan logistiikkapalvelut.